A konferencia rendszerre azért van szükség, mert lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy valós időben, akár több helyszínről is hatékonyan kommunikáljanak és együttműködjenek. A modern konferencia rendszerek támogatják a prezentációk megosztását, a vizuális és audió kommunikációt, valamint a dokumentumok valós idejű közös szerkesztését, ami növeli a munkavégzés hatékonyságát és a csapatok közötti együttműködést

Az automatizált rendszereknek köszönhetően a konferenciatermek kényelmesek és hatékonyak lehetnek, a résztvevőknek nem kell bajlódniuk a megfelelő hang és kamerabeállításokkal vagy tartalommegosztással. 

Szoftver, mikrofon, kamera, tartalommegosztó eszközök. 

Az ideális hangminőség eléréséhez megfelelő minőségi és jól pozícionált mikrofonokra és hangszórókra van szükség. A hangzás tovább javítható szoftveres zajszűrő segítségével, ami a beszédhangra koncentrálva a nemkívánatos zajokat eltűnteti. A modern konferencia mikrofonok már mind rendelkeznek beépített zajszűrővel. 

Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex. Céges környezetben elengedhetetlen a Microsoft office használata, így konferencia platformból is logikus választás lehet a Microsoft. 

A legnépszerűbb típusok: 

• Mennyezeti mikrofonok – diszkrét, jó lefedettség. 

• Asztali/hattyúnyak mikrofonok – ideális távolság a mikrofon és a hangforrás között 

• Kézi/csíptetős mikrofonok – mobil előadásokhoz ideális. 

Választásnál fontos: terem mérete, akusztika, használati mód és a költségvetés. 

A beszédérthetőség az online és offline tárgyalások legfontosabb tényezője. A modern konferencia mikrofonok rendelkeznek zajszűrő funkcióval, ami a beszédhangra koncentrálva a nemkívánatos zajokat kiszűri a rendszerből. 

Céges környezetben az adatok biztonsága fontosabb, mint a személyes környezetben, így egy ideális konferencia rendszerben az információ titkosítása elengedhetetlen.